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Projektmanagement

projektmanagement methodenOftmals unterscheiden sich in multikulturell zusammengesetzten Verhandlungsgruppen die Ziel- und Lösungsvorstellungen diametral. Das kann man im beruflichen Alltag beobachten, wenn Schweizer Mitarbeiter einen linearen aufgabenorientierten Arbeitsstil durchsetzen wollen, ohne andere Sichtweisen im multikulturellen Team in Betracht zu ziehen oder gemeinsam nach Lösungen zu suchen.

Dadurch wird die Konsensfindung extrem schwierig oder unmöglich. Verhandeln mit arabischen Partnern setzt demgegenüber die Fähigkeit voraus mit unklaren und unstrukturierten Rollenvorstellungen umzugehen.

Aufgabe eines multikulturellen Projektmanagements ist es, die unterschiedlichen Bedürfnisse der Interessengruppen wahrzunehmen und miteinander in Einklang zu bringen.

Problem- und lösungsorientierte Coaching- und Trainingsmassnahmen helfen die unterschiedlichen Arbeitsstile zu erkennen und aufeinander abzustimmen. Damit können Sie die kulturbedingten Unterschiede in eine Win-Win-Situation verwandeln und in allen Projektphasen eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Ihren arabischen Partnern erreichen.

Drei entscheidende Phasen

Ein professionelles Projektmanagement lässt sich in drei zentrale Schritte gliedern: die Vor-Projektphase, die Projektdurchführung und die Nach-Projektphase.

Schritt 1: Die Vor-Projektphase

In der Vor-Projektphase wird eine Bedarfsanalyse durchgeführt. Zudem wird der entsprechende Business Case erstellt, welcher anhand einer Kosten-Nutzen-Analyse sowie einer Risikopositionierung einerseits die nötige Transparenz schaffen und andererseits die Entscheidungsgrundlage für oder gegen ein entsprechendes Projekt ermöglichen soll. In dieser Vorphase muss ein Sponsor für die Budgetsicherstellung gefunden werden. In der Regel entscheidet ein Steuerungsausschuss, welcher auch später die Meilensteine der einzelnen Phasen überprüft, über den Start eines neuen Projekts.

Schritt 2: Die Projektdurchführung

Nachdem die Projektbeauftragung erfolgt ist, beginnt die effektive Projektdurchführung. Hierbei wird zwischen Planung, Zuweisung, Durchführung und Abnahme unterschieden. In der Planung wird das Projekt inhaltlich und organisatorisch strukturiert. Durch die Definition von Arbeitspaketen und Projektmeilensteinen sowie durch Zeit-, Kosten- und Ressourcenplanung können die einzelnen Aufgaben den verschiedenen Rollen der Projektmitglieder zugewiesen werden. Dadurch wird der Fortschritt bei der Durchführung des Projekts mess- und überwachbar gemacht, da Soll-Ist-Vergleiche eine frühzeitige Erkennung von Fehlentwicklungen und Abweichungen ermöglichen. Lösungsorientierte Massnahmen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen, können rechtzeitig eingebracht werden.

Das Projektcontrolling überwacht die Durchführung des Projekts und soll insbesondere sicherstellen, dass das zugesprochene Budget bis zum Projektabschluss ausreicht. Durch ein zeitnahes und detailliertes Projektcontrolling kann auch verhindert werden, dass projektfremde Aufwände das Budget wegschmelzen lassen.

Kommunikationskultur ist zentral Insbesondere in der Durchführungsphase ist es von grösster Bedeutung, eine gute und konstruktive Kommunikationskultur zu pflegen. Innerhalb des Projektteams muss der Projektmanager ein Klima des Zusammenhalts und des Vertrauens schaffen, was voraussetzt, dass die dafür notwendige Sozialkompetenz vorhanden ist.

Sie können eine fliessende Kommunikation innerhalb des Projektteams über regelmässige Projektteammeetings und Statusberichte sicherstellen. Sie sollten darauf achten, dass sämtliche relevanten Teammitglieder daran teilnehmen und sich nicht etwa aufgrund von Überlastung abmelden. In dieser Phase der Durchführung müssen Sie auch besonders intensiv die Kommunikation mit dem Auftraggeber pflegen. Versuchen Sie ihn über den aktuellen Stand des Projekts zu informieren, indem Sie Zwischenabnahmen von Meilensteinen einplanen und ihm die nächsten Schritte des Projektverlaufs erklären. Sie können so Missverständnisse von Beginn weg auffangen oder rechtzeitig richtigstellen.

Schritt 3: Die Nach-Projektphase

Nachdem ein Projekt erfolgreich dem Business übergeben worden ist, muss der Nach-Projektphase die entsprechende Aufmerksamkeit geschenkt werden. In dieser Phase geht es um die Nachbereitung und insbesondere um das Lernen aus Fehlern («Lessons Learned») sowie den Erfahrungsaustausch («Best Practice Sharing»). Ein erfahrener Projektmanager wird auch in dieser weniger spannenden Phase genügend Zeit investieren, um aus den Lessons Learned, dem Best Practice Sharing und der detaillierten Dokumentation das Fundament für nachfolgende Projekte zu bauen. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Projektmitarbeiter zu würdigen und deren Leistungen in den jeweiligen Zielvereinbarungen festzuhalten, die gerade im Projektwesen aufgrund der Dynamik und des stetigen Zeitdrucks zu wenig berücksichtigt werden.

Arab Swiss Consulting ASC bietet Ihnen folgende Leistungen:

  • Sie lernen Ihr Projekt aus der Sicht Ihrer arabischen Geschäftspartner kennen, indem wir für Sie die Interessen und Absichten der arabischen Seite transparent und verständlich werden lassen.
  • Wir machen Sie mit den typischen Verhandlungsstrategien und -taktiken Ihrer arabischen Partner vertraut und zeigen Ihnen, wie Sie Verhandlungspausen effektiv nutzen können und aus festgefahrenen Verhandlungssituationen wieder herauskommen.
  • Mit unseren multikulturell erprobten Coaching- und Trainingmassnahmen haben Sie und Ihr Team ein Instrument in der Hand, um Verhandlungen mit Ihren arabischen Geschäftspartnern erfolgreich zu führen.
  • Geschäftsmöglichkeiten erkennen und nutzen
  • Chancen ergreifen und Risiken abwenden
  • Markteintritts- und Marktbearbeitungsstrategien erarbeiten
  • Spezifische Management- und Leadership-Tools erlernen
  • Finanzielle, operative und kulturelle Aspekte berücksichtigen
    (Mentalität, Kundensicht, Korruption, Compliance, Zahlungsbedingungen, Handlungsbarrieren, Religion und Business, Marke Schweiz, etc.)
  • Interkulturelle Herausforderungen erkennen und managen
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